MATERIAL INSTITUCIONAL Y PROMOCIONAL (proceso para piezas impresas)
1. La solicitud de trabajo para afiches, plegables y demás piezas gráficas de divulgación debe incluir información completa: medidas, material y cantidad para proceso de cotización.
2. La solicitud se debe entregar en físico o vía correo electrónico, con firma y sello del decano o director de la unidad que lo solicita.
3. Existen tres tipos de formato según la solicitud de trabajo: tarjetas de presentación, certificados y trabajos generales (Se adjunta modelo de cada uno). El responsable debe diligenciar únicamente el formato que aplique a su requerimiento.
4. Las solicitudes que requieran diseño para congresos, seminarios y foros deberán ser remitidas directamente al Departamento de Comunicaciones y Mercadeo. El Departamento Editorial hará la adaptación de las piezas digitales a partir de la pauta gráfica establecida.
5. Adjuntar a la solicitud el modelo o diseño de la pieza requerida (certificados y tarjetas de presentación).
6. Adjuntar y enviar vía e-mail un archivo de Excel o Word con la información que debe ir en la pieza.
7. Especificar la fecha límite en la que requieren los impresos en la unidad o facultad. Para esto, es importante que el responsable tenga en cuenta los tiempos de cotización, aval presupuestal e impresión, que pueden ser de 10 a 15 días hábiles, según la pieza.
6. Las solicitudes de empastado o anillado, sin impresión, se gestionan a través de servicios generales.
Notas aclaratorias
1. Si ya cuenta con el diseño de la pieza, enviar únicamente los archivos que van para impresión o diseño final.
2. Después de recibida la aprobación de la unidad para impresión, el Departamento Editorial no se hace responsable de cambios adicionales no previstos por el responsable.
3. De no recibir aprobación de diseño pasados dos meses de su envío a la unidad o facultad solicitante, la solicitud de trabajo se dará por anulada y deberá tramitarse de nuevo.
4. Los proceso de digitación e impresión son externos a la editorial, de modo que deberán tenerse en cuenta como tiempos adicionales durante el proceso.
5. Para los documentos que solo necesitan impresión, aclarar en la solicitud si requiere corrección de estilo y ortotipografía.
6. Se sugiere remitir todas las observaciones de la pieza tras el primer envío de propuesta o diseño por parte de la Editorial, a fin de agilizar proceso y evitar errores en el producto final.
