Ediciones USTA cuenta con un sistema de evaluación y arbitraje de manuscritos que incluye a toda la Universidad. Esto permite que la selección de libros no sea endogámica, que incluya a expertos e investigadores de todas las áreas de conocimiento para que se cumplan los criterios de calidad de contenido y calidad editorial.
El sistema de selección de manuscritos de la Universidad está regido por el Reglamento Editorial el cual establece el funcionamiento y articulación de los Comités Editoriales de División, Departamentos o VUAD, con el Consejo Editorial y Ediciones USTA
El procedimiento de presentación y publicación de un manuscrito es:
1. Dirigirse al Comité Editorial de División cuya área de conocimiento sea la más pertinente para el manuscrito.
2. Hacer la solicitud formal ante el secretario del Comité Editorial de la División seleccionada mediante correo electrónico y diligenciando el formato en línea de presentación de manuscritos. Se deben conocer las clasificaciones de libro o producto editorial que publica Ediciones USTA, sugerir bajo qué categoría se desea publicar y se debe enviar adjunto el manuscrito con las especificaciones abajo descritas
a. Formato en línea de postulación de manuscritos a Comité Editorial.
b. Clasificación de libros y productos editoriales y criterios de evaluación según correspondan.
c. Guía para autores 1. Lineamientos para la entrega de manuscritos a evaluación.
3. Los Comités Editoriales de División se reúnen mensualmente y el secretario del Comité informará al autor sobre la decisión que se tome. Las cuales pueden ser: rechazado, aprobado con modificaciones, aprobado sin modificaciones para envío a pares
4. El Comité Editorial de División envía a la Unidad de Investigación los productos editoriales aceptados para iniciar proceso de arbitraje. La descripción de este proceso se encuentra en la:
a. Guía para Comités Editoriales de División
Allí encontrarán los tiempos y políticas que se establecieron para garantizar un proceso de evaluación transparente. Durante este proceso el autor tendrá comunicación con el secretario del Comité Editorial de División quien es responsable de los envíos y seguimientos, pues el proceso de selección es de doble ciego.
5. Todos los Comités Editorial de División, Departamentos, o VUAD envían los productos editoriales que fueron evaluados y aprobados al Departamento Editorial (Ediciones USTA) para que este revise y los presente al Consejo Editorial Particular, última instancia de aprobación antes de iniciar el proceso editorial. Acorde a la guía para Comités de División, después de evaluado y aprobado, el manuscrito debe enviarse con las siguientes indicaciones por correo electrónico:
a. Formato para enviar al Consejo Editorial. A diligenciar por los Comités Editoriales de División y Departamento cuando envían a Ediciones USTA.
b. Evaluaciones y acta del Comité Editorial de División donde se aprueba.
c. Guía para autores 2. Lineamientos para la entrega de manuscritos a edición.
d. Cesión de derechos.
6. Ediciones USTA presenta todos los manuscritos de todas las Divisiones, Departamentos, Unidades y VUAD al Consejo Editorial. Allí se analizan todas las solicitudes se da el aval final para iniciar el proceso editorial. Sólo en este momento el libro o producto editorial llega a Ediciones USTA y se da inicio a la segunda etapa.
Es importante aclarar que la Universidad Santo Tomás es una universidad multicampus, por ende, todas las sedes y seccionales y VUAD cumplen el mismo procedimiento de evaluación. El procedimiento editorial y las siguientes etapas pueden variar dependiendo de la coordinación editorial de cada sede, seccional y VUAD. Los siguientes lineamientos aplican en el caso de los productos editoriales que se publiquen con el Departamento Editorial de la Sede Bogotá presencial. En todo caso, se rigen por los mismos objetivos, sirven de guía y se complementan con las otras sedes, seccionales y VUAD quienes trabajan de forma articulada en la Mesa Nacional de Publicaciones.
